Một tác vụ viết cho con người có thể chỉ dài ba từ. “Sửa lỗi đăng nhập” là đủ, vì người nhận sẽ hỏi lại bạn ý bạn là gì. Một tác vụ viết cho agent thì không thể dựa vào cuộc trò chuyện đó, và sự khác biệt lộ ra thành những lượt chạy bị lãng phí, những kết quả không ai xem lại, và một bảng công việc nơi cột trạng thái không còn mang ý nghĩa mà mọi người vẫn tưởng.
Quản lý tác vụ cho AI agent là nguyên tắc viết, giao và đóng những công việc do agent thực thi và con người nghiệm thu. Hướng dẫn này đi qua ba phần quyết định hệ thống có gắn kết được hay không: một tác vụ sẵn sàng cho agent chứa những gì, việc giao việc phân chia giữa người và agent ra sao, và trạng thái cùng khâu đánh giá thực sự vận hành thế nào khi đã có các lượt chạy. Các ví dụ bám theo cách Sharkly triển khai, và những quy tắc này cũng áp dụng được cho bất kỳ hệ thống nào coi agent là bên thực thi.
TL;DR
Một tác vụ sẵn sàng cho agent nêu rõ kết quả đầu ra, phạm vi, ngữ cảnh và cách nghiệm thu khi hoàn thành. Việc giao việc có hai vị trí: con người chịu trách nhiệm, còn một agent hoặc một crew thực thi. Các nhóm trạng thái điều khiển việc thực thi, nên trạng thái Backlog (tạm dừng) sẽ ngăn một lượt chạy, chuyển ra khỏi đó có thể khởi động một lượt chạy, còn trạng thái Canceled hay Duplicate sẽ dừng các lượt chạy đang hoạt động trong khi Completed thì không. Trạng thái tác vụ và trạng thái lượt chạy của agent là hai thứ tách biệt, và đánh giá là một trạng thái có tên, phải đến được với một người cụ thể chứ không phải một ý định mà ai đó sẽ làm sau.
Một tác vụ sẵn sàng cho agent gồm những gì
Phần mô tả chính là giao diện. Mọi thứ agent biết về ý định của bạn đều đến từ đó, cùng với những gì tác vụ mang theo trong các trường dữ liệu của nó.
Một tác vụ hữu ích nêu tên kết quả đầu ra chứ không phải chủ đề, và phần mô tả bổ sung những gì một người mới hay một agent cần để bắt tay vào việc:
- vì sao công việc này quan trọng;
- những gì thuộc và không thuộc phạm vi;
- các tệp, liên kết, ví dụ hoặc hành vi quan sát được có liên quan;
- các ràng buộc và quyết định đã được đưa ra;
- cách nghiệm thu khi hoàn thành.
Dòng cuối đó quan trọng hơn tất cả những dòng còn lại cộng lại. Nó là khác biệt giữa một kết quả bạn có thể nghiệm thu trong hai phút và một kết quả bạn phải mất công mò ngược lại mới hiểu. Hãy bắt đầu nhỏ rồi tinh chỉnh dần trong quá trình tìm hiểu công việc; phần mô tả tác vụ hoàn toàn có thể được cải thiện.
Các trường dữ liệu mang phần còn lại: loại, trạng thái, độ ưu tiên, ngày tháng, nhãn, và một dự án hay sprint để làm ngữ cảnh lập kế hoạch. Một lượt chạy được dựng cho agent có thể bao gồm tiêu đề và mô tả, trạng thái và độ ưu tiên hiện tại, ngữ cảnh space và sprint, các bình luận gần đây kể cả bình luận đã kích hoạt nó, hướng dẫn và kỹ năng của agent, các repository, môi trường và cài đặt lượt chạy. Mô tả sơ sài sẽ không được bù đắp bằng những model giỏi.
Giao việc: hai vị trí, không phải một
Sai lầm thiết kế phổ biến nhất trong quản lý tác vụ agent là chỉ có một trường người được giao.
Hãy tách chúng ra. Con người được gán để chịu trách nhiệm, và một space có thể cho phép một hoặc nhiều người. Agent hoặc crew được gán vào vị trí thực thi, vốn chỉ cho chọn một. Một tác vụ có thể có cả hai cùng lúc, và thay đổi nhóm người không làm thay đổi bên thực thi, cũng như gán agent không thay thế nhóm người.
Lợi ích là không có tác vụ nào bị một con bot sở hữu. Khi một kết quả cần quyết định, luôn có một cái tên đi kèm. Khi agent làm sai, cuộc trao đổi đánh giá có người tham gia. Bài hướng dẫn của chúng tôi về quản lý dự án với Claude Code cho thấy cách tách tương tự trên một tác vụ duy nhất, từ lúc mở issue đến lúc merge.
Crew cũng nằm trong cùng vị trí thực thi, và việc thực thi diễn ra theo kiểu leader-first: agent leader khởi động, đọc ngữ cảnh, rồi huy động các thành viên khi cần. Hãy dùng một agent cho công việc đã được định nghĩa rõ ràng và dùng crew khi công việc cần sự phối hợp.
Trạng thái: phần điều khiển việc thực thi
Khi đã có agent tham gia, trạng thái không còn chỉ để trang trí. Mỗi trạng thái hiển thị đều thuộc một nhóm, và nhóm đó mang ý nghĩa ở cấp hệ thống.
| Nhóm trạng thái | Ý nghĩa | Ảnh hưởng đến lượt chạy của agent |
|---|---|---|
| Backlog | Tạm dừng, chưa sẵn sàng | Tạo hoặc gán việc ở đây không khởi động lượt chạy |
| Unstarted | Sẵn sàng, chưa bắt đầu | Chuyển từ backlog sang đây có thể khởi động agent được gán |
| Started | Đang tiến hành | Các lượt chạy tiếp tục; nhiều trạng thái có thể cùng thuộc nhóm này |
| Completed | Hoàn thành, kết thúc | Là trạng thái kết thúc, nhưng không hủy một lượt chạy đang hoạt động |
| Canceled | Sẽ không tiếp tục | Dừng các lượt chạy đã khởi động cho tác vụ |
| Duplicate | Đã được đại diện ở nơi khác | Dừng các lượt chạy đã khởi động cho tác vụ |
Có hai hệ quả đáng để ghi nhớ. Backlog là một khu vực chờ thực sự: chuẩn bị tác vụ, gắn agent vào, và sẽ không có gì xảy ra cho đến khi bạn chuyển nó đi. Và đánh dấu hoàn thành không đồng nghĩa với dừng lại, nên hãy hủy lượt chạy mà bạn thực sự muốn dừng.
Quy tắc thứ hai là trạng thái vòng đời và trạng thái làm việc của agent là hai thứ tách biệt. Một tác vụ có thể nằm ở trạng thái started trong khi agent đang làm việc, đang chờ người trả lời, đang chờ người đánh giá, hoặc đang báo lỗi. Các trạng thái lượt chạy như queued, dispatched, running, completed, failed và canceled mô tả tiến độ thực thi và không tự động chuyển tác vụ. Đọc nhầm cái này thành cái kia chính là cách một bảng công việc trông có vẻ khỏe mạnh trong khi ba kết quả vẫn nằm đó không ai đọc.
Đánh giá: làm rõ bước bàn giao
Agent kết thúc lượt chạy ở một trong hai điểm hữu ích: với một kết quả, hoặc với một câu hỏi. Cả hai đều cần đến được với một người.
Chờ người trả lời, chờ đánh giá, và công việc thất bại hoặc bị chặn đều là những tín hiệu cần chú ý. Chúng đổ về một hàng đợi cá nhân, và trong Sharkly đó chính là agent inbox, nơi người chịu trách nhiệm có thể mở tác vụ, trả lời ngay trong ngữ cảnh, đánh giá kết quả, hoặc quyết định thử lại hay giao lại công việc.
Bình luận là cuộc trao đổi lâu dài trên tác vụ. Hãy dùng chúng cho ngữ cảnh mới, phát hiện khi đánh giá và các quyết định, đồng thời giữ mục tiêu ổn định và tiêu chí nghiệm thu trong phần mô tả để yêu cầu hiện hành luôn dễ tìm. Một bình luận của thành viên trên tác vụ có agent được gán và sẵn sàng có thể xếp thêm một lượt chạy vào hàng đợi, và chính điều đó khiến phản hồi đánh giá tiếp nối công việc thay vì khởi động một tiến trình thứ hai. Việc mention làm thay đổi điều này: mention một người hay dùng all-mention không tự nó khởi động lượt chạy của agent, và một bình luận mention các đối tượng khác mà không có người được gán sẽ chặn lượt chạy mặc định.
Trước khi nghiệm thu, hãy đọc bằng chứng chứ không chỉ xem diff. Log thực thi cho thấy vì sao một lượt chạy được xếp hàng, khi nào nó bắt đầu và kết thúc, các lệnh gọi công cụ và sự kiện runtime, nguồn kích hoạt, và chi tiết lỗi. Nghiệm thu là việc một con người quyết định kết quả đúng, điều mà không trạng thái lượt chạy nào làm thay bạn được. Tải Sharkly nếu bạn muốn các trạng thái này được nối với nhau sẵn thay vì phải tự ghép bằng tay.
Một mẫu tác vụ đáng để sao chép
Những đội viết tác vụ cho agent tốt thường đều hội tụ về cùng một bộ khung. Hãy lưu nó thành snippet và điền vào; toàn bộ chỉ mất khoảng ba phút và giúp bạn tiết kiệm một lượt chạy lãng phí.
Outcome: <what is true when this is done>
Context:
- Why this matters now
- Observed behavior, with the exact error or reproduction steps
- Files, links, or examples that are relevant
Scope:
- In: <the change you want>
- Out: <adjacent work the agent should not touch>
Constraints:
- Decisions already made, conventions to follow, things not to change
Review:
- How completion will be checked, and by whom
Dòng ngoài phạm vi nhanh chóng chứng minh giá trị của nó. Những agent được giao một mục tiêu hẹp mà không có ranh giới thường cải thiện cả những thứ bạn không hề yêu cầu, và mỗi cải tiến như vậy đều tốn thời gian đánh giá. Nêu rõ những gì cần để yên sẽ rẻ hơn nhiều so với việc phải đánh giá những gì nó đã động vào.
Năm sai lầm cần tránh
- Chỉ có một trường người được giao. Trách nhiệm và thực thi bị gộp làm một, và quyền sở hữu biến mất.
- Coi một lượt chạy đã xong là một kết quả đã xong. Việc lượt chạy kết thúc không nói lên điều gì về việc thay đổi đó có đúng hay không.
- Thử lại các lượt chạy thất bại theo phản xạ. Hãy mở log trước. Những lỗi nhà cung cấp trông giống nhau thường cần cách xử lý trái ngược nhau.
- Để việc đánh giá ùn ứ. Những kết quả agent chưa được đánh giá là món nợ tích lũy nhanh hơn cả những pull request chưa merge.
- Viết tác vụ cho người vốn đã biết rõ. Nếu tiêu chí nghiệm thu chỉ nằm trong đầu bạn, agent đang phải đoán mò.
Câu hỏi thường gặp
Agent có thể thay đổi trạng thái của tác vụ không? Trong giới hạn nhất định. Workflow của loại tác vụ quy định những trạng thái nào được phép dùng, nên agent chỉ có thể chọn những trạng thái mà workflow đó cho phép.
Điều gì xảy ra nếu tôi bình luận trong khi một lượt chạy đang hoạt động? Một bình luận đủ điều kiện có thể được xếp vào chu kỳ chạy tiếp theo thay vì khởi động một lượt chạy song song trùng lặp, và các bình luận liên tiếp nhanh sẽ được gộp lại để không tạo ra nhiều lượt chạy chờ trùng nhau.
Tôi có cần một loại tác vụ riêng cho công việc của agent không? Thường là không. Hãy dùng loại riêng khi công việc cần một bộ trường hoặc workflow khác biệt đáng kể, và dùng nhãn khi bạn chỉ cần phân loại nhẹ nhàng.
Điều này khác gì so với quản lý dự án thông thường? Các thành phần cơ bản thì giống nhau; mức độ chặt chẽ thì không. Hướng dẫn của chúng tôi về quản lý dự án cho AI agent sẽ nói rõ từng thành phần thay đổi ra sao khi bên thực thi không thể tiện hỏi lại một câu làm rõ ở hành lang.
